個人知識管理系統(PKM)是什麼? 3大優勢一次搞懂

引言

這一系列文章想和你分享我個人的知識管理系統(PKM, personal knowledge management)，想要分享的原因是我使用過很多種筆記軟體、諸如Evernote、Notion、Heptabase，也讀了一些筆記相關的書籍，像是⟪打造第二大腦⟫ 、⟪卡片盒筆記⟫、 ⟪子彈思考整理術⟫、 ⟪知識複利筆記術⟫、 ⟪打造超人筆記⟫等等，使用這些軟體和看書的過程中，就會發現他們可能只滿足了你部分的需求，沒有辦法靠單一工具就滿足你所有知識管理的需求。

今年受到P.J. Wu和Ernest Chiang的個人知識管理系統的啟發，我也開始搭建起自己的知識管理系統，也終於有了一些心得

希望這系列的文章可以給你一些想法，讓你也能夠一步一步組建出屬於自己的知識管理系統

系列文目錄
(1) 引言
 (2) 總覽PKM
(3) 步驟一「Explore探索」
(4) 步驟二「Capture捕捉」
(5) 步驟三「Distill萃取」
(6) 步驟四「Organized組織」
(7) 步驟五「Create創作」
(8) 步驟六「Share分享」
(9) 總結 & 相關資源整理

個人知識管理系統是什麼，以及不是什麼？

首先來釐清一下PKM到底是什麼，以及不是什麼：

個人知識管理系統是什麼？

是一套方法：PKM的核心是方法論，追求更有效率的輸入、處理、輸出，透過最適合的工具來實踐，在個人知識管理系統中的每個步驟，都會有一個最核心的目標，為了達到這個目標，每個人可以選擇最適合自己的工具去執行。

例如在「捕捉訊息」這個步驟，目標是要「快速的把訊息捕捉下來」，為了達到這樣的目標，你可以選擇手寫筆記、照相、數位打字等等都可以，只要選擇你熟悉、你用得上手的工具就可以
是一個持續的過程：PKM需要你持續的投入時間去維護，當然透過好的方法，可以大幅降低整個知識系統混亂的程度，以及所需要維護的心力，但你還是會需要花一點時間去做，就像房間不會自動變整齊變乾淨一樣，一個系統沒有介入的話，一對會走向最大亂度、最低能量
個人化：PKM是相當個人化的，有些人可能就偏愛手寫，有些人可能偏愛數位方式，這都很好，你不必關注現在在流行什麼，你更應該關注的是哪種工具比較適合你

個人知識管理系統不是什麼？

不是某個筆記軟體：網路上常有人比較各種筆記軟體的優劣，然後也各有擁護者，但這些大多是就「工具」的功能上去做討論，而不是就「方法」去做討論。

有人會說用mac內建的apple note最好用，但他可能說不清楚到底要怎麼運用apple note，才能讓整個PKM更順暢。你需要做的是先搞清楚PKM每個步驟的目標，然後再依據自己的喜好和需求去挑選工具，不用執著於某個軟體
不是把資料存進去就好：PKM的其中一個重點是思考和組織架構，一個好的PKM應該要能刺激你去思考和聯想，如果僅僅只是把資料一股腦地塞進去，這比較像是資料庫和檔案庫。

就像圖書館裡頭存放了很多的書本，但如果沒有人去閱讀、去運用、去把這些知識串連起來、那是沒有意義的
不是萬能的：個人知識管理系統的重點是建立個人的思考體系，有些東西其實不太會被納進來，像是每個月的電話費帳單、會議記錄、行事曆等等，除非你探索的領域跟這些相關，否則一些日常庶務雜事的資料是不會放到PKM裡頭的

為什麼你需要個人知識管理系統?

需要個人知識管理系統，主要有三個考量點，一個是解決資訊過載、一個是建立自己的思考體系，最後是為了達到持續且有洞見的觀點輸出

1. 解決資訊過載

有研究指出，現代人每天接觸的資訊量將近34GB，已經遠遠超過古代人一輩子所能接觸的資訊量

身處現代，你的一天可能是這樣渡過的：

早上起床先拿起手機看通知，邊吃早餐邊滑手機看社群媒體，
通勤的時候戴上藍牙耳機開始聽podcast，到公司上班打開公司信箱開始處理業務，
中間休息喘口氣還有午餐時間又是拿出手機滑呀滑，下班通勤繼續聽podcast，
晚餐邊吃邊看youtube，看完滑滑社群媒體，洗澡，
然後睡前躺在床上再滑一下社群媒體，最後後累了才闔眼睡覺。

一天大概只剩洗澡和睡覺的時候腦袋是淨空的

但值得停下來思考的是，你接觸到那的多的資訊中，哪些是真的對你有幫助的？

有些人選擇把這些接觸到資訊毫不保留地存起來，特別是現在數位筆記很方便，看到什麼好東西就都往裡面塞，但是這樣做就會產生資訊焦慮，覺得東西很多根本消化不完，然後又不斷地去找尋新的資訊往筆記系統裡面囤

其實這有點類似實體的囤積行為，去逛街時你可能會反覆購買某種東西，但回到家中卻發現根本已經一堆同樣的商品。例如說可能重複購買牙膏、衛生紙、或是反覆買到同一種花色的衣服等等

其實背後原因，就是因為你看不到已經擁有的東西，才會一直覺得自己還沒有

在資訊上也是，因為你搞不清楚自己已經懂什麼、已經掌握什麼知識，才會有種匱乏感，想要把所有接觸到的資訊都吃下來、囤下來

而個人知識管理系統可以清出地讓你知道，「自己已經學會什麼」、「自己還不會什麼」，可以大幅的降低資訊焦慮和過載，也可以讓自己的專注力花在真正更需要的資訊上

延伸閱讀：大人學，想要克服資訊焦慮？你其實可以這麼做。

2. 建立自己的思考體系

第二個需要個人知識管理的原因，主要是要建立屬於個人的思考體系，而這點至關重要，因為這是你在一個領域最終會走向平庸還是成為大師的關鍵之一

第一次聽到大師之路和平庸之路，是在大人學Podcast EP264這一集聽到的，裡頭Joe提到，平庸之路就是那些能夠快速讓你達到60分的東西，例如學煮菜總是加味精、學騎腳踏車加裝輔助輪等等，這些方法能讓你快速到達60分，也就是剛好及格、可接受的程度，但是你的程度和實力也就是停在這邊上不去了

如果你想要往上精進，走向80分、100分甚至120分成為大師，就不能靠先前的那些招式，像是煮菜要從頭學習各種食材的味道、烹調技巧等等，騎腳踏就要拔掉輔助輪，去學習怎麼樣用身體去平衡，從零開始，建立屬於自己的知識體系，而不是靠那些快速的招式

平庸之路 VS 大師之路
平庸之路雖然一開始很快就可以達到及格分數，但是後續就上不去了，而大師之路則相反

而在現實中，還真的有很多這樣的例子

在米其林主廚江振誠的書⟪工作美學⟫當中，他就有談到自己在料理路上的成長歷程，最一開始他也是照著老師的教法、食譜去料理，某一天他突然發現到，這些都是別人的料理，別人的做法，根本沒有自己的東西，所以下定決心，跑到偏遠的小島上，把自己歸零，用自己的感官和體悟去重新認識食材，開創屬於自己的味覺體系：八角哲學

書中也有提到，他能夠開法式餐廳、又開燒烤、又開川菜餐廳，橫跨多種料理但都能取的成功的原因，是因為他已經有自己的味覺體系，碰到一道料理、一項食材，他馬上就能在腦中連結到可搭配變化的方式，這是他最初只會照別人的方法做菜時所無法達到的境界

延伸閱讀：⟪工作美學⟫ - 不只談工作，在成長、帶團隊、品牌經營方面都細節滿滿的一本書

再來是知識工作者、講師這類的職業，如果只是寫寫文章，可能不需要太複雜的知識體系，但如果需要製作課程、寫書等等，那就要比較複雜和完整的知識體系。

像是大人學的Joe在做⟪用經營公司的思維經營你的人生⟫這套熱賣超過5000人次的線上課程時，就很常畫一些圖來輔助思考，最後也會做成思維地圖給上課的學員參考

另外在前面提到資訊焦慮的那篇文章中，Joe也是畫出了在他腦中是如何從點連到線、從線組成面的知識架構

而獲得Y Combinator加速器青睞的Heptabase的創辦人詹雨安(Alan Chan)，也是用Heptabase這個軟體本身來建立自己在創業、做產品上的思考體系，從他寫的文章你講可以感受得出，他的思考深度遠超過一般社群貼文的水平

這些例子都一再的說明，你想要有傲人的產出，背後所仰賴的都是你個人的知識體系，這些是抄不來、也無法速成，是要靠你自己一磚一瓦搭建出來的

就我自己過去學習樂器的經驗，照樂譜彈奏就是一個能讓你快速達到60分的東西，例如聽到某一首新歌，你很喜歡想要彈，馬上就到網路上搜尋那首歌的樂譜，拿到樂譜後你就能夠彈得七八分像，但也就只能停在這邊了，如果你沒有靠自己去聆聽音樂，自己對音樂有一些想法，彈出來的東西大概也就只能自娛，沒辦法到娛人的程度

在過去，我們只能仰賴自己的大腦去做這樣的事情，或許有些人在這方面有特別的天賦，或是意識到要如何運作這樣的知識體系，所以走上大師之路

但現在，我們有更好的方法和工具，相信就算是一般人，只要學會方法和選擇合適的工具，也可以輕易的組建出屬於自己的思考體系

3. 達到持續有洞見的輸出觀點

當你建立好自己的知識管理系統(PKM)後，你在寫作和輸出觀點上，可以達到兩個優勢，一個是「持續」、一個是「有洞見」，這兩點在建立個人品牌或是經營自媒體上都是非常重要的環節，但是只有少部分的人能夠做到

一般人的寫作困境：沒靈感

為什麼只有少部分的人能夠達到持續的寫作輸出，而大多數的人寫一兩篇文章以後就不寫了？

因為大多數的人在寫作時都是依照以前在學生時代時作文的寫作方式，也就是由上而下，先看到題目，再想段落大綱，最後把內容寫出來

以112年度學測國文寫作的題目：「花草樹木的氣味記憶」為例

當你看到題目以後，你會開始用大腦去回想有哪些跟氣味有關的記憶，然後試著用這些記憶片段串成一整篇文章，最後開始下筆時，再把每個段落的細節給描寫清楚

這些存在大腦內的記憶片段，其實就是大家常說的靈感

靈感來了就很好寫，沒靈感就寫不出來

最多人在寫作卡關的地方，就是「寫作沒靈感」，看著白紙、看著空白的word檔完全不知道要寫些什麼

如何「不靠靈感」來寫作？

既然「靈感」是最多人寫作卡關的部分，那要如何不靠靈感來寫作呢？

首先你要知道，所謂的靈感，其實就是腦袋中充滿記憶點的網，在⟪打造超人大腦⟫這本書裡頭，有談到關於快速寫作的段落：

”
你可以把靈感看成一張「充滿記憶點的網」。一但靈感來了，不用打草稿就可以寫出滿意的文章。
“

“
人之所以沒有靈感，最大的問題在於腦袋裡缺乏了記憶點與記憶網，沒有辦法憑空組織新記憶。
“

如果沒有辦法在腦袋張開那張「充滿記憶的網」，那麽在筆記軟體上展開這張記憶網總行了吧？

答案是真的可以！

最近很風行的⟪卡片盒筆記法⟫就是使用這樣的方式，把記憶點在筆記上展開，就能夠達到不靠靈感來寫作

以下是我在撰寫個人知識管理系統時，使用heptabase軟體將我的想法視覺化的樣子

這樣的寫作方式，和學校教的作文方式很不一樣，是一種由下而上的寫作方式，是先把每個細節都先寫好，在逐步架構出段落，最後組織成一篇文章，甚至是系列文或是一本書

以組合積木來舉例：

由上而下的寫作方法，就像是從一開始就知道要組一架飛機，然後從積木池中找出各種積木的零件、像是機翼、噴射引擎、起落架等等，把零件一一組合起來

而由下而上的寫作法，就像是一開始只有一顆輪子，然後再拿到一顆輪子，接著去思考，這些輪子之間可以怎麼連結，可以怎麼繼續發展下去，是要組成一台汽車呢？還是要組成一架噴射機？

如何達到持續輸出?

當你不再只是依靠靈感寫作，而是有所本，依照自己已經建立好的知識體系來寫作時，寫作難度就會大幅下降

而且隨著你搜集的素材越多，的知識體系逐漸成長，張開的知識網越大越密，寫作的難度就會持續下降

當你一開始只有兩三個知識點時，要拼成一篇文章可能有點困難，但是當你的知識點數量已經逼近一本書時，要從中生出一篇文章就顯得輕而易舉

所謂的「有洞見」是什麼？

最後來談談有洞見的輸出是什麼意思？簡單講就是寫得要夠深入，而且要對該領域的知識要有全面性、大局觀的了解

一般的「美食愛好者」和「美食家」，對於美食的看法就不太一樣

「美食愛好者」可能會寫：

“這餐真的吃得非常撐，尤其又點了bread pairing，在這麼多道菜後只有飽到天靈蓋可以形容啊”

而「美食家」可能會寫：

“涮嘴的原因不止於此。愈嚼愈噴香還在於，Wes 主廚在飯裡拌入了催芽白芝麻油，溫潤的堅果芬芳比起豬油拌飯有過之而無不及；再添點阿美族的鹽巴辣椒水「te’nas」，更是鮮美加乘！了解台灣部落文化的 Wes 主廚，以鹽麴的液體、小黃瓜汁混合烤過的辣椒與小米椒，調配出屬於 Embers 的 te’nas，鹹甘鹹甘的滋味點亮舌尖，蘸著豐盛的野菜享用，更是舒爽。”

–摘自taster部落格

可以發現後者其實對於烹調方式、文化歷史方面也有涉獵，也能夠使用多種不同食材的風味去比較和說明，如果你沒有自己的思維體系，就沒有辦法做出這樣有洞見的輸出

總結

以上就是介紹建立個人知識系統(PKM)的優勢，在資訊越來越多的情況下，如果能有系統性的處理這些資訊，一定能讓你的思考更加深入、寫作輸出也更為扎實

在下一篇文章當中，我會和你介紹PKM的三大步驟，以及實際運作起來會是長什麼樣子

下一篇文章：我的個人知識管理系統-(2) 總覽PKM

參考資料

分享文章

關於作者

陳文學醫師，家庭醫學科專科醫師，任職於嘉義長庚，熱愛閱讀，對生產力工具也稍有涉獵。擅長口語化、視覺化複雜的抽象概念，讓病患能弄懂艱深的醫學知識，進而掌握自己的健康

了解更多 →