今天到台北大人學教室上了專案管理一日特訓班的課程，本來之前就有在網路上加減看一些專案管理的文章，但都只是懂個皮毛，所以就決定還是要上個課來一日特訓一下，而且我很喜歡大人學課程的設計，都是上完課隔天上班就用得上的東西
用WBS釐清專案範疇
在上課之前，我有在網路上看一些關於WBS的文章，也有試著用WBS來拆解工作，結果來上大人學的課以後，我才發現原來我之前學的都是錯誤的!!
WBS裡面的細項應該要是清楚的交付物，要是名詞，而不是代辦事項或是動詞，
以婚禮來說好了，正確的WBS應該像是：
婚禮
├1.0 提親
├2.0宴客
┃ ├2.1 場地合約
┃ ├2.2 親友工作人員名單
┃ ├2.3 婚戒
┃ ├2.4 喜餅
┃ ⎿2.5 攝影人員合約
⎿3.0蜜月
而錯誤的WBS，也就是我之前弄的會是：
婚禮
├1.0 提親
├2.0宴客
┃ ├2.1 找場地
┃ ├2.2 確認工作人員
┃ ├2.3 買婚戒
┃ ├2.4 訂喜餅
┃ ⎿2.5 找攝影人員
⎿3.0蜜月
你可能會想說，這樣有什麼差別呢？ Bryan提到，WBS裡面寫的應該要是看得到、摸得到的交付物，是要可檢核，有辦法確認確認有真的完成的「名詞」
以婚宴場地來說，「找場地」是動詞，你無法透過「找場地」這三個字來確認場地是不是真的找好了
而要確認有沒有找到且確認場地，就是簽好場地合約，所以看到「場地合約」這個名詞，就可以確認場地真的是OK了
會需要這樣做，是因為WBS也是用來和客戶討論專案範疇的一個模型，Brayn以設計新款腳踏車為例，WBS文件裡面有寫到菜籃，設計出來的腳踏車就會有菜籃，如果客戶不想要菜藍，在WBS中把菜藍刪掉就好了，這樣實際在做設計工作時，工程師團隊就不會去設計菜藍
Bryan提到新手PM常犯的錯誤就是在專案的目標、限制和WBS都還沒確認好時，就埋頭去列說要做哪些工作，然後做了一堆都做白工
變動成本隨著專案推進會越來越大
為什麼在專案初期要花大量時間去釐清目標和限制？主要就是變動成本會隨著專案推進逐漸大增
講白點，就是角色練到越高等，砍掉重練的成本越大，專案也是一樣的邏輯
Bryan提到建國高架橋的隔音牆，一開始就先做只要花1億，但是事後才做得要花7億
而生活上的例子就像決定婚宴場地，宴客前一年換婚宴場地，跟宴客前一個月再換婚宴場地，後者的成本會比前者高上非常多
中午的便當居然是欣葉，真的是太讚了！
另外Brayn也提到日本人在做專案時，幾乎都是前面做的很慢，花很多時間在釐清需求，但是後面真的開始執行時，速度就很快，一下子就做完了。
然後台灣人就是反過來，一開始還沒搞清楚就衝得很快，然後做到一半才在改來改去
教育觀念上也是，台灣人喜歡「不要輸在起跑點」，也沒搞清楚小孩適合什麼，就叫他一直往前衝，最後一路畢業工作了幾年，才又覺得不適合，整個砍掉重練…
專案也符合等價交換
課程中提到了時間、成本、品質、範疇這四個面向，如果想要提高其中一個面向，勢必要拿其他三個面向之一來交換
例如想要品質提高，那就需要多加錢、多花時間，或是減少範疇(ex產品功能、產出物)，這個是沒有辦法的，不可能什麼都不犧牲就拿到好處
其實在課堂中操作PM big Table時，就可以清楚的感受到這點，而這也是大人學裡面一再提到的觀念，什麼都無法捨棄的人，是什麼也改變不了的
加人不能加快專案進度，那要怎麼做？
課程也提到另一個概念，那就是有些專案不是加人就可以加快專案進程，特別是知識型、創意型的工作，還有會議也是，加人並不會讓會議開的比較快
那如果專案Delay，工作類型又是屬於不能加人的工作，要如何加快專案進程呢？
Bryan提到就是讓員工專心做該專案的工作，其他工作和loading都盡量幫他移除，Bryan分享他之前在紐約當專案管理顧問時，服務的公司有一個隔離間，只要是專案進度落後的人就會被拉到隔離間裡面工作，進出隔離間都會有人緊盯，這樣員工就可以專心處理專案內容，這樣進度就會變超快
上課聽到這裡，我也終於對加快論文產出有頭緒了
學會追蹤專案進度
另外今天第一次學到的，是利用PM big Table來追蹤專案進度，還有學會計算AC(Actual Cost)、PV(Planned Value)和EV(Earned Value)來評估專案進度，這個方法厲害的就是可以精準的算是一個百分比，這樣你跟主管或是客戶報告專案進度時，就不會只是用「很好」、「有在進行」、「快做完了」這些含糊的字句，而是可以數據化的呈現，這點真的相當厲害
總結
以上就是簡單記錄一下這次上課的心得，這次上課算是為未來做些準備，因為以一般的基層醫師而言，工作中其實不太會去帶專案，可是如果想要在醫院發展，多少會遇到需要帶專案帶團隊的狀況，像是評鑑、論文計畫、跨團隊協作、健檢出隊等等
而且就像課堂中分析的一樣，未來越是有SOP、越是能夠清楚定義的東西，越有可能被AI取代，反而是這種越模糊不清、越需要跟許多人交涉的工作才會由人類來做
延伸閱讀：大人學課程：職場大人學-課後心得
分享文章
關於作者
陳文學醫師，家庭醫學科專科醫師，任職於嘉義長庚，熱愛閱讀，對生產力工具也稍有涉獵。擅長口語化、視覺化複雜的抽象概念，讓病患能弄懂艱深的醫學知識，進而掌握自己的健康
了解更多 →